Formation Outlook - Optimiser sa messagerie Mixte : présentiel / à distance

• Intra : Tarif /Jour/groupe : 800 € HT

• Intitulé : Gérer les courriels et la planification avec Outlook (Tosa)
• Codes : RS6958 CertifInfo tmp-676579b4e8d27
• Date de décision : 18/12/2024
• Date d'échéance d'enregistrement : 18/12/2027
• Organisme certificateur : ISOGRAD

Introduction

• Présentation de la formation Outlook , des participants et de leurs attentes spécifiques

Personnaliser Outlook 365 pour l'adapter à son activité

• Présentation générale

• Personnaliser le ruban, les affichages, les favoris

• Adapter l'outil à son activité

• Définir des champs, des catégories, des indicateurs

• Créer des modèles pour gagner du temps

• Intégrer des messages types, phrases automatiques, blocs de paragraphes types

Améliorer la gestion des mails au quotidien

• Utiliser les raccourcis clavier
• Gérer les courriers indésirables
• Marquer des messages avec les indicateurs rapides
• Utiliser les boutons de vote pour faciliter le suivi de réponses
• Filtrer les messages avec les dossiers de recherche
• Utiliser l'affichage conversation
• Associer une couleur à un expéditeur
• Créer des règles d'automatisation
• Utiliser les actions rapides
• Concevoir un modèle de courrier
• Créer une tâche à partir d'un e-mail

Gérer son carnet d'adresses

• Créer et classer ses propres contacts et listes de distribution
• Échanger des cartes de visite
• Organiser son carnet d'adresses avec les groupes
• Importer, exporter des contacts

Classer, archiver et sauvegarder

• Mode de connexion
• Création des dossiers pour classer ses messages
• Création des règles d'archivage (manuel, automatique)
• Archiver ses dossiers dans un fichier de données Outlook (.pst)
• Filtrer le courrier indésirable

Planifier, organiser et prioriser ses activités

• Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels et périodiques
• Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités
• Organiser ses tâches par contexte et nature d'activité
• Définir des échéances et mettre en place des rappels

Organiser le travail collaboratif et collectif

• Partager des agendas, des contacts
• Organiser des rendez-vous
• Déléguer et suivre des tâches

Bilan, évaluation et synthèse de la formation Outlook

• Déterminer des règles efficaces
• Optimiser la gestion des messages
• Organiser sa messagerie pour optimiser son temps
• Se déplacer rapidement dans Outlook
• Rappeler automatiquement à vos collaborateurs des rendez-vous, des mails à traiter, des travaux à réaliser, etc.

• Utilisateurs souhaitant optimiser l'utilisation d'Outlook

• Avoir suivi et mis en pratique le stage Outlook niveau base ou avoir les connaissances équivalentes

• Tour de table pour validation des attentes spécifiques, des objectifs, du programme…
• Le formateur alterne entre méthode démonstrative, interrogative et mise en œuvre par des travaux pratiques
• Ordinateurs avec environnement logiciel spécifique, connexion internet

• Support de cours numérique remis à chaque participant.

• La validation des acquis sera réalisée à travers un quiz, un auto positionnement et/ou une certification.
• Une évaluation qualitative de la formation sera complétée par le stagiaire

• Outlook 01 - Paramétrer son environnement de travail : Volet de navigation, lecture...
• Outlook 02 - Utiliser sa messagerie
• Outlook 03 - Gérer les pièces jointes d'un message
• Outlook 04 - Créer et gérer les dossiers de classement
• Outlook 05 - Gestion et classement des messages
• Outlook 06 - Archivage des messages
• Outlook 07 - Créer des règles
• Outlook 08 - Les carnets d'adresses et contacts : Créer un contact, réer un groupe de contacts
• Outlook 09 - Le calendrier : créer des RDV, les modifier
• Outlook 10 - Créer des évènements ou des rendez-vous périodiques
• Outlook 11 - Les tâches : créer une tâche, transformer un message en tâche, Assigner une tâche

• Si vous êtes en situation de handicap merci de le signaler à Formatic Centre avant le début de votre formation afin que nous puissions prendre toutes les mesures nécessaires pour vous accueillir au mieux.